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Briefvorlage

Absender / infoblock

Der Name des Absenders wird nicht im Briefkopf erwähnt, die Adresse wohl, sie befindet sich oben rechts im Brief. Sie schreiben den Ländernamen auf Englisch. Geben Sie keine Adresse an, wenn sich die Adressdaten bereits im Briefkopf Ihres Unternehmens befinden.

Beispiel:
Unter den Eichen 188
47198 Homberg
Germany
Telefon: +49(0)154-1234567
Email: [email protected]

Gehen Sie sicher, dass Ihre E-Mailadresse nicht als Hyperlink aufgeführt wird (normal erkenntlich durch die blaue Unterlegung und die Möglichkeit direkt eine Weiterleitung durch klicken zu erreichen). Dies passiert wenn Sie nach Ihrer E-Mailadresse die Leertaste oder Enter betätigen. Sie können dem zuvorkommen indem Sie die Maus benutzen um den Cursor an die nächste Stelle zu bewegen. Falls Sie schon einen Hyperlink kreirt haben, können Sie dies über einen Klick auf die rechte Maustaste rückgängig machen.


Ort und Datum

Ort und Datum gehören in die Ecke rechts oben und können in Nummern oder alfanumerisch geschrieben werden. In kommerziellen Schreiben muss der Ortsname nicht genannt werden.

Beispiele:

(mit führenden Nullen)







Margen

Die in Deutschland geltende Regel für Ränder ist: Links 2,41 cm und rechts 2 cm.


Richtlinien Postunternehmen

Es gibt einige Richtlinien der Post um es Ihnen zu ermöglichen, dass der Brief schnellstmöglich seinen Empfänger erreicht. Es lohnt cih diese zu befolgen, um mögliche Verspätungen zu vermeiden. Für Briefe die ins Ausland gehen gedeutet das:

Lassen Sie zwei Leerzeichen Platz, zwischen der Postleitzahl und dem Ortsnamen.

Das Land dem Empfängers wird komplett in Grossbuchstaben geschrieben, solange es sich um die Adresse handelt die bei Ansicht des Breifumschlags zu erkennen ist. Das bedeutet auf jeglicher Form von Etiketten, Adressen auf Umschlägen, oder die die durch ein Sichtfenster im Brief zu erkennen sind.

Der Name des Landes wird nicht automatisch erkannt, wenn dieser auf den Ortsnamen folgt. Daher ist es ratsam ihn in einer neuen Zeile zu vermerken.


Adressat

Führen Sie auf an wen der Brief gerichtet ist (wer ist der Empfänger), sowohl auf dem Briefumschlag als auch im Brief. Lassen Sie erkennen an welche Abteilung und/oder wen der Brief gerichtet ist.

Der Name der Person sollte unter der Firma des Empfängers stehen, ohne die Verwendung von Initialen. Sie können "z. H. von Herrn" oder "z. H. von Frau" vor den Namen setzen. Dies bedeutet "zu Händen" und das dies Ihr gewünschter Empfänger ist. Alternativ kann Ihr Brief auch an ein Pastfach gerichtet sein.

Achtung! Der Name des Landes des Empfängers sollte auf dem Briefumschlag in Deutsch geführt werden und im Brief in der Schreibweise des Landes des Empfängers, es sei denn Sie verwenden einen Umschlag mit Fenster.

 

Beispiel eines Briefs:
Liesl GmbH
z. H. Herrn Bernard Jörg
Karlstraße 25
47533 Kleve
DEUTSCHLAND


Beispiel des Briefumschlags:
Liesl GmbH
z. H. Herrn Bernard Jörg
Karlstraße 25
47533 Kleve
DEUTSCHLAND


Gegenstand

Der Betreff des Briefs wird ohne begleitende Worte aufgesetzt. Sie können ihn gerne unterstreichen und fett schreiben.

Beispiel:
Angebot


Anrede

Hier adressieren Sie en Empfänger. Falls der Empfänger nicht bekannt ist schreiben Sie am Besten

Beispiel:
Sehr geehrter Herr Jörg,


Erster Absatz

Den ersten Absatz beginnen Sie mit einem Kleinbuchstaben. Weiter sollten Sie erklären was Ihr Anliegen ist, oder warum Sie diesen Brief verfassen. Sie sollten den häufigen Gebrauch von "Ich" am Satzanfang vermeiden, es macht einen Brief unleserlich.

Beispiel:
auf Ihr Schreiben vom 23. Mai d. J.

Die Höflichkeitsform "Sie" und die davon abgeleitete Form "Ihre" werden immer gross geschrieben. Andere Formen der Anrede können stets klein geschrieben werden.


Folgen Sie den Absätzen

Führen Sie Ihr Anliegen hier weiter aus.


Abschließender Paragraph

Hier sollten Sie noch einmal aufzeigen was sie von dem Empfänger erwarten. Falls es sich um eine Anfrage oder eine Beschwerde handelt wäre es angebracht im Voraus zu danken.

Beispiel:
Wir sehen hoffentlich bald Ihrer Antwort entgegen.
oder
Wir hoffen auf eine baldige Antwort.


Schließen

Um Ihren Brief abzuschliessen, sollten Sie einen Gruss ohne Komma verwenden. Nach dem Gruss folgt der Firmenname und Ihre Unterschrift, davor gegebenenfalls "i.A." (im Auftrag), sollte Ihnen dieser Auftrag erteilt worden sein. Ihr Name sollte komplett ausgeschrieben werden und Ihre Jobposition sowie Abteilung beinhalten.

Beispiel:

Mit freundlichem Gruß

i.A. (Unterschrift)

Ms Janneke de Groot

Sekretariat

oder

Mit freundlichen Grüßen

(Unterschrift)

Ms Janneke de Groot

Account manager

Für sehr offizielle Briefe können Sie am Ende des Schreibens "Hochachtungsvoll" verwenden.


Anhänge

Falls Sie Dokumente mit dem Brief versenden wollen, sollten Sie dies unten im Brief vermerken. Diese Dokumente nennt man "Anlagen". Neben der Anweisung sollte dem Empfänger auch ersichtlich sein welche Dokumente und wieviele an Ihn gesandt werden.

Beispiele:
Anlage: Erklärung
oder
Anlage: 1